WhatsApp siapkan fitur auto reply yang merupakan sebuah cara yang bisa dilakukan untuk menjawab pesan masuk di aplikasi WhatsApp secara otomatis. Pernahkah Anda mengirim pesan WhatsApp ke nomor online shop, namun tanpa jeda nomor tersebut sudah membalasnya? Nah itulah contoh auto reply WhatsApp.
Biasanya fitur ini lebih sering digunakan dalam sebuah bisnis untuk membalas pesan dengan mengirimkan pesan pembuka, harga produk, bantuan transaksi, memberikan gambar produk dan lainnya. Balasan dan alur percakapan pada auto reply message ini dapat diatur sesuai kebutuhan Anda.
Ada 2 cara untuk membuat whatsapp auto reply, pertama menggunakan WhatsApp Business dan kedua tanpa mendaftar WhatsApp Business. Dengan menggunakan WhatsApp Business, Anda cukup mengganti fitur WhatsApp reguler menjadi fitur bisnis di bagian pengaturan. Selanjutnya Anda bisa memanfaatkan beberapa fitur yang ditawarkan, seperti membalas pesan di luar jam kerja, menyambut pelanggan baru secara otomatis, serta membalas cepat pertanyaan pelanggan.
Sementara jika membuat WhatsApp auto reply tanpa mendaftar WhatsApp Business, Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi pihak ketiga. Dengan aplikasi pihak ketiga, Anda bisa membuat chatbot guna menjawab pesan secara otomatis. Aplikasi pihak ketiga ini bisa Anda temukan di Google Play Store.
Agar Anda dapat memanfaatkan WhatsApp auto reply secara maksimal, ada baiknya Anda memahami bagaimana cara kerjanya. Seperti sudah dibahas di atas, secara sederhana cara WhatsApp auto reply bekerja adalah dengan mengirimkan pesan balasan otomatis dari pertanyaan yang diajukan customer. Jawaban yang terkirim tentu sesuai dengan chat template yang telah Anda buat sebelumnya.
Baca Juga: Mengenal Tools WhatsApp Marketing untuk Keperluan Bisnis
Lalu, bagaimana cara sistem dapat mengetahui jawaban yang tepat untuk dikirimkan? Terdapat 3 macam pola yang digunakan oleh WhatsApp auto reply untuk memahami konteks pertanyaan customer, yaitu:
Sebelum mengirimkan jawaban, fitur ini akan memindai kata kunci yang ada pada chat yang dikirimkan oleh customer. Setelah terdeteksi, sistem akan memilih jawaban yang paling sesuai atau mendekati kata kunci tersebut. Apabila sistem tidak menemukan satupun kata kunci yang sesuai, maka sistem tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai.
Autoresponder for WhatsApp juga bisa diatur untuk menyediakan pilihan opsi pertanyaan di awal percakapan. Nantinya customer akan memilih opsi salah satunya dan auto reply akan memberikan jawaban sesuai dengan opsi yang dipilih. Apabila balasan dari customer tidak sesuai dengan opsi yang disediakan, maka customer akan diarahkan untuk menghubungi call center.
Pola terakhir ini meminta Anda untuk membuat perencanaan yang strategis dan tepat, agar balasan dari whatsapp auto reply bot terasa seperti bahasa manusia. Anda perlu database yang besar agar Auto reply WhatsApp bisa menjawab berbagai pertanyaan atau permintaan pelanggan yang berbeda.
Anda bisa mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan agar terbentuk database yang lengkap. Kemampuan auto reply merespon customer akan berbanding lurus dengan besarnya database yang Anda miliki.
Cara membuat setting auto reply WA business sangat mudah, tidak memerlukan pendaftaran terlebih dahulu. Anda cukup install aplikasi WA Business di Play Store atau App Store untuk mendapatkan akun whatapp.
Setelah aplikasi WA Business terinstal di smartphone, selanjutnya Anda bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mulai membuat WhatsApp auto reply.
Cara loginnya tidak berbeda dengan cara login di akun WhatsApp biasa. Setelah berhasil login, lanjutkan dengan klik pada ikon tiga titik yang ada di pojok kanan atas halaman depan WhatsApp untuk mengakses opsi Setelan atau Setting.
Pada opsi fitur bisnis terdapat beberapa fitur yang dapat Anda gunakan untuk menunjang kegiatan bisnis yang dijalankan, yaitu profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan dan opsi untuk membagikan tautan akun WA bisnis milikmu.
Anda perlu menentukan isi pesan yang akan dikirimkan WhatsApp auto reply saat membalas secara otomatis pada customer yang menghubungi. Dalam hal ini, Anda dapat melakukannya melalui menu fitur perpesanan. Ada 3 fitur pesan yang dapat kamu gunakan, yaitu:
Fitur pesan ini merupakan template pesan yang masuk nantinya akan dikirimkan secara otomatis ke customer yang menghubungi di luar jam kerja.
contoh: Hai, terima kasih atas pesan Anda. Mohon maaf, saat ini kami sedang berada di luar jam layanan. Tapi kami akan segera merespon pesan Anda. Jam operasional pukul 10.00-21.00. Terima kasih.
Salam merupakan template pesan yang Anda gunakan untuk menyambut calon customer yang baru pertama kali chat whatsapp ke akun bisnis Anda.
contoh: Hai, selamat datang di toko kami. Ada yang bisa kami bantu?
Balas cepat merupakan fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan oleh customer, Hal ini mempermudah Anda ketika ada pertanyaan yang sama dari customer lain, Anda tak perlu repot lagi mengetik jawaban yang sama.
contoh: Hai, terima kasih sudah menghubungi kami. Silahkan melihat katalog produk terbaru kami. Ada yang bisa kami bantu?
Tanpa menggunakan WhatsApp Business, Anda juga bisa membuat auto reply whatsapp atau balas pesan otomatis. Caranya adalah dengan menggunakan salah satu aplikasi auto reply yang tersedia di Play Store. Berikut ini beberapa aplikasi aktifikan auto reply yang cukup populer.
Auto Responder for WA merupakan salah satu aplikasi auto rmembalas pesan terbaik untuk mengirimkan balasan otomatis. Melalui aplikasi chatbot ini, Anda dapat menentukan sendiri isi balasan dari pesan otomatis. Anda juga dapat mengatur jadwal atau menunda balasan otomatis serta mengecualikan kontak atau grup tertentu.
Sama seperti aplikasi sebelumnya, aplikasi GBWhatsApp merupakan juga merupakan aplikasi Android yang dapat digunakan untuk membuat WhatsApp auto reply. Fitur balas otomatis di aplikasi ini bisa diatur dengan mudah dan praktis. Anda dapat memilih mengaktifkannya untuk group, hanya kontak atau semua orang (GB settings).
Aplikasi populer berikutnya adalah Auto-Reply for WhatsApp. Sama seperti GBWhatsApp, aplikasi ini juga dilengkapi fitur untuk memilih reply otomatis ke kontak atau grup. Bahkan, dengan pengaturan sederhana Anda dapat mengecualikan semua grup dan nomor yang tidak dikenal dari daftar.
Jika semua aplikasi di atas khusus untuk perangkat Android, bagaimana dengan iPhone? Selain menggunakan Whatsapp Business, tidak banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat auto reply Whatsapp dengan iPhone. Perangkat keluaran Apple ini memang terkenal disiplin dalam mengkurasi aplikasi yang bisa terinstall.
Namun tak perlu khawatir, Anda dapat menggunakan Kata Boost, sebuah produk layanan dari Kata.ai yang memudahkan Anda untuk menjawab berbagai pertanyaan customer melalui pesan WhatsApp otomatis. Melalui sistem chatbot, Kata Boost mempermudah Anda menggunakan WhatsApp auto reply tanpa harus unduh aplikasi. Hal ini dikarenakan Kata.ai merupakan perusahaan AI di Indonesia uang secara resmi telah bermitra dengan WhatsApp.
Itulah beberapa hal yang perlu Anda tahu tentang WhatsApp Auto Reply yang dapat membalas pesan whatsapp secara otomatis. Dengan menggunakan sistem otomatis ini, Anda dapat mengatur bisnis dengan lebih efektif, efisien, serta terkesan cepat tanggap di mata customer.